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La Comunidad de Madrid continúa con el trámite para la aprobación de la futura Ley de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid con la que el Ejecutivo pretende garantizar la protección del Patrimonio Documental de la Región. De este modo, se pone fin a la tramitación previa del anteproyecto de Ley que ha incluido la publicación del texto en el Portal de Transparencia, en el Portal de Participación, la consulta pública y de las distintas consejerías e instancias de la Comunidad de Madrid.

La futura ley pone el foco en los documentos que producen los organismos públicos y pretende mejorar la forma de tratarlos, conservarlos y hacerlos accesibles a los ciudadanos, desde que nacen, hasta que son eliminados o bien son seleccionados para su conservación permanente como evidencias fieles para nuestra memoria colectiva.

GARANTÍAS DE PROTECCIÓN

La protección de los documentos públicos, al margen de que puedan ser catalogados como bienes culturales protegidos, quedará asegurada contra la destrucción indiscriminada o dolosa en el propio ámbito administrativo.

Con esta futura ley, los documentos públicos se han de conservar y tratar convenientemente en cuanto que son necesarios para la buena gestión, son garantes de obligaciones y derechos y permiten escrutar las actuaciones de los administradores y sus responsables, contemplando el derecho de acceso a los archivos vinculado a la legislación sobre transparencia.

Se convertirá en una obligación para todas las administraciones contar con una política de gestión de documentos que asegure la creación de aquellos que sean necesarios, así como su tratamiento, conservación y servicio, con las limitaciones de acceso que la legislación impone.

Además, se contempla que alcance a todos los documentos, independientemente de su formato, cuidando muy especialmente la gestión de los documentos electrónicos, por los que apuesta decididamente la Administración pública a partir de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común.

Se limitará también la externalización de la guarda y custodia de documentos públicos, que quedará restringida a situaciones de urgencia y requerirá, en todo caso, autorización previa de la Consejería competente en materia de archivos.

INVENTARIO DE BIENES RECONOCIDOS

El Anteproyecto de Ley incrementa la tipificación de faltas que pueden cometerse en la gestión de los documentos públicos y endurece las sanciones para las mismas. También refuerza la capacidad de inspección de la Comunidad de Madrid sobre la gestión de documentos y archivos públicos en su ámbito competencial, dando a los técnicos responsabilizados de la actividad inspectora el carácter de agentes de la autoridad.

Además, se regula la protección del Patrimonio Documental en lo que respecta a los documentos de los organismos públicos y privados, mejorando el régimen de protección de todos ellos a partir de una clara acotación del concepto y de los instrumentos de protección, especialmente con la creación del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

En cuanto a los archivos privados, la futura norma crea un mecanismo para que las entidades que lo soliciten se puedan adherir a la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid y acceder así a todas las ventajas de la vinculación al sistema archivístico (recursos compartidos, asesoramiento técnico permanente), incluidas las ayudas públicas que la Comunidad de Madrid pueda ofrecer para el desarrollo y difusión de los archivos.

En este último caso, aquellos archivos privados que gocen de subvenciones de la Comunidad de Madrid, deberán garantizar la accesibilidad del público a sus fondos documentales salvo las excepciones amparadas por la legislación.

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